W dniu 31 stycznia odbyło się Spotkanie Refleksyjne Lokalnej Grupy Działania Turkowska Unia Rozwoju – T.U.R. Spotkanie jest częścią realizowanego Planu Komunikacji, a konieczność jego organizacji wynika z wytycznych w zakresie monitoringu i ewaluacji strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność. Przedmiotem spotkania były kwestie związane z wdrażaniem LSR jak chociażby: realizacja wskaźników, budżetu i innych zapisów umowy ramowej. Pracownicy biura przedstawili w tym zakresie szczegółowe dane związane z poziomem zakontraktowanych środków oraz osiągniętymi w związku z tym wskaźnikami.
Uczestnicy spotkania mieli także możliwość zapoznać się z obecną sytuacją społeczno-gospodarczą na obszarze LGD. Głos w tej sprawie zabrała między innymi przedstawicielka Powiatowego Urzędu Pracy w Turku, która wskazała, iż zwolnienia z pracy w Kopalni i Elektrowni nie odpowiadają wstępnym szacunkom i sytuacja bezrobocia na terenie powiatu tureckiego nie uległa większym zmianom. Nadal poziom bezrobocia jest niższy niż średnia dla naszego kraju. Jednocześnie poruszono kwestię dużej ilości środków – po jakie mogą sięgnąć osoby bezrobotne lub pozostające bez pracy. Projekty wspierające rozwój przedsiębiorczości na obszarze LGD realizować będą Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Koninie, Turecka Izba Gospodarcza oraz Powiatowy Urząd Pracy w Turku. Tym samym stwierdzono, iż podaż środków na podjęcie działalności będzie na tyle duża, że może pojawić się sytuacja braku zainteresowania tego typu środkami pośród potencjalnych odbiorców. Uznano, że w przypadku możliwości pozyskania przez LGD dodatkowych środków na wdrażanie strategii – lepiej byłoby przeznaczyć je na rozwój działalności, tym bardziej, że zainteresowanie podmiotów gospodarczych dotacjami jest znacznie wyższe niż kwota dostępnych na ten cel środków.
Szeroko omówiony została temat pojawiających się problemów z wdrażaniem LSR w kontekście ponawianych naborów, czy związanej z tym jakości przedkładanych przez beneficjentów wniosków.
Przyczyną ponawianych naborów jest w przypadku Przedsięwzięcia: Rozwoju rynków zbytu produktów i usług lokalnych, z wyłączeniem operacji polegających na budowie lub modernizacji targowisk brak zainteresowania przetwórstwem owocowo-warzywnym. Sytuacja niniejsza stanowi zaskoczenie, bowiem ten zakres wsparcia wpisany został do strategii jako efekt przeprowadzonych konsultacji społecznych, gdzie podczas wielu spotkań uczestnicy wyrażali potrzebę wsparcia tego typu działalności, odwołując się do tradycji regionu. Co więcej, w tym zakresie do biura LGD wpłynęło w 2015 r. kilka arkuszy pomysłów – dziś osoby, które je przedłożyły wycofały swoją deklarację zainteresowania niniejszą działalnością. Wnioski, jakie się nasuwają z powyższego – w przyszłości należy bardziej ostrożnie opierać się na sugestiach mieszkańców tudzież podejmować działania – zmiany zakresu przedsięwzięcia jak chociażby poprzez poszerzenie go o cały przemysł spożywczy (nie tylko owoce i warzywa). Podobna sytuacja miała też miejsce w przypadku projektu grantowego, gdzie do biura LGD na etapie tworzenia LSR wpłynęły arkusze pomysłów dotyczące wpisania na listę potraw regionalnych przy Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi kilkunastu potraw. W efekcie i w obawie przed sytuacją braku możliwości osiągnięcia takiego wskaźnika w przyszłości, pracownicy biura wpisali do LSR wskaźnik zaledwie na poziomie 4 szt. produktów, jednakże i z tym pojawił się duży problem. Prezes Zarządu poinformowała, że w takich sytuacjach prowadzone są rozmowy z organizacjami pozarządowymi, które zdecydowały się aplikować o środki, aby ten wskaźnik uwzględniały w swych operacjach. Za największą trudność w ramach bieżącego programowania – pracownicy uznali realizację projektów grantowych – począwszy od ogłoszenia naborów, podpisania umów i ich realizację oraz rozliczenie. Prezes Zarządu stwierdziła, iż duża liczba projektów grantowych zapisanych w LSR to efekt wspólnych ustaleń z interesariuszami na etapie budowania LSR, będących pokłosiem badań przeprowadzonych przez pracownika biura, według których na obszarze LGD mamy bardzo dużą liczbę zarejestrowanych NGO, jednak zdecydowana większość jest mało aktywna z uwagi na niskie zaangażowanie członków lub brak potencjału technicznego.
Problem projektów grantowych niemal zdominował znaczą część spotkania. Trudnością okazuje się bowiem dla biura sama komunikacja i relacja z organizacjami pozarządowymi. Wielokrotnie liderzy organizacji postrzegają biuro LGD – poprzez pryzmat dotychczasowej współpracy – jako partnera do wspólnych działań. Zakres działań LGD musi być zgodny z regulaminami i przepisami prawa, a częstokroć stawia się pracowników biura LGD w trudnej sytuacji, podejmując próby wymuszenia określonych działań na pracownikach. Brak „oczekiwanej” reakcji skutkuje pogorszeniem się dotychczasowych relacji. Ryzyko to jednak dostrzegano na etapie przygotowań strategii, ale nie przewidziano do końca wszystkich możliwych sytuacji, jak i zagrożeń z nich wynikających. Przykładem jest chociażby sytuacja wycofania wniosku lub odstąpienia od umowy jednego z grantobiorców podczas gdy istnieje ryzyko, iż taka sytuacja skutkować może nie osiągnięciem wskaźników całego projektu grantowego. Dlatego też Pani Prezes podkreślała – jak ważna jest współpraca, ale i wzajemne zaufanie partnerów projektu grantowego, że dobór partnerów winien uwzględniać nie tylko jakość projektu oraz fakt czy wpisuje się on ogłoszenie o naborze, ale także świadomość, że partner – grantobiorca zrealizuje projekt – jest organizacją/osobą fizyczną godną zaufania i powierzenia środków finansowych. Te aspekty spowodowały trudności w realizacji dwóch projektów grantowych, dla których ogłoszony został ponowny nabór. Wnioskami z powyższego było także zwrócenie uwagi na konieczność zintensyfikowania działań w zakresie promocji, by liczba podmiotów składających wnioski o wsparcie na realizację projektu grantowego dawała możliwość alternatywnych rozwiązań jak chociażby – utworzenie listy rezerwowej.
Kolejnym aspektem, który wywołam szeroką dyskusję były kryteria wyboru. Jak poinformowała Pani Prezes – wiele z nich zostało wręcz przeniesionych z Poradnika dla LGD na etapie pisania LSR. Przykładem jest tu kryterium zintegrowania. Pracownicy biura LGD dodali, iż po pierwszym naborze zostały zweryfikowane kryteria, by je uprościć, by były bardziej przyjazne beneficjentom. Pani Prezes dodała, iż Lokalna Strategia Rozwoju jest dokumentem „żywym” podobnie jak kryteria i regulaminy – po każdym naborze zarząd analizuje w ramach ewaluacji i monitoringu wszelkie wnioski i podejmuje starania celem uproszczenia procedur.
Na zakończenie omówione zostały propozycje modyfikacji kryteriów w kontekście ewentualnych przyszłych naborów w nowym okresie (ew. w ramach dodatkowo pozyskanych środków). Zebrani jednogłośnie stwierdzili jednak, że bezzasadny jest jednak ich wdrażanie w tym półroczu, skoro w maju przewiduje się ostatnie nabory.
Jednym z wniosków było także usprawnienie pracy biura poprzez wprowadzenie stałych godzin konsultacji. Pracownicy podkreślili bowiem, że oprócz doradztwa w zakresach obowiązków mają liczne – inne zadania, których nie można wykonywać w biurze, w trakcie prowadzonego naboru z uwagi na liczne telefony i wizyty trwające cały dzień. Ponadto poruszono problem weryfikacji wniosków beneficjentów oraz innych dokumentów jak chociażby Biznes Planu, które częstokroć wysyłane są na jeden dzień przed zakończeniem naboru z oczekiwaniem, iż w tym samym dniu beneficjent uzyska odpowiedź od pracownika. Przy dużej liczbie wniosków nie jest możliwym dokonanie tego z uwagi na czas, jaki jest potrzebny do analizy wniosku. Stąd też sugestia, by wnioski do konsultacji nadsyłane były na 3 dni przed zakończeniem nabory, by pracownik mógł odnieść się do dokumentów, a beneficjent mieć czas na wniesienie poprawek. Zgodnie ustalono, iż czas obsługi klientów umożliwiający skuteczną i rzetelną pracę w biurze i jednocześnie uzyskanie informacji i wysokiej jakości obsługi może kształtować się na poziomie 3-4 godzin dziennie. Ustalono, iż najlepszymi byłyby godziny od 12.00 do 15.30. dla obsługi klientów – udzielania doradztwa.
Spotkanie moderował specjalista zewnętrzny – ekspert w zakresie projektów badawczych i ewaluacji Pan Wojciech Jagodziński. W spotkaniu wzięło udział ok. 20 osób, w tym przedstawiciel Zarządu, przedstawiciele rady, beneficjenci oraz przedstawiciel Tureckiej Izby Gospodarczej oraz Urzędu Pracy w Turku.
Na zakończenie podziękowano wszystkim przybyłym na spotkanie i poinformowano, iż wnioski ze spotkania zostaną zamieszczone na stronie internetowej LGD wraz z prezentowanymi podczas spotkania danymi dotyczącymi wdrażania Lokalnej Strategii Rozwoju.
